向上级做汇报工作的秘密,三句话让主管秒懂你的意思

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即使专案在短时间内没有实质性的进展,但是只要掌握「时间逻辑」便能巧妙地完成汇报。

某公司市场部经理向总裁汇报工作。他进入总裁办公室后,开始汇报近期的工作情况和计画方案,说了大约10分钟,仍然没有说到重点。

总裁开始还耐着性子听,后来突然指着门说:「出去!你先想好要说什么再来。」

经理面红耳赤,默默退出办公室。他冷静了半天,仍然非常恼火:为什么才说十分钟总裁就生气了?为什么他不愿意听我汇报?难道我汇报的内容不重要吗?

后来在公司例会上,总裁发言:「你们知道每天有多少人找我汇报工作吗?我上周统计了一下,合计116人次。这是什么概念?如果每个人都汇报10分钟,那每周我听汇报就要听1160分钟,等于19个小时,平均每天3.87小时。如果每个人汇报工作用20分钟,那我每周听汇报就要花费2320分钟,等于38小时,平均到5个工作日,就是每天7.7小时。

每天我的法定工作时间才8小时,我却要花费7.7小时听你们汇报。因此每个人来找我汇报前,要先想好要说什么、说的重点是什么,想好怎么用精简的语言、简单的方式汇报清楚。如果你做不到3分钟内说清楚重点,做不到简明扼要,就不要进我的门。我没有时间处理你们那些废话连篇的问题!」

经理听完,羞愧得无地自容。

向上级做汇报工作的秘密,三句话让主管秒懂你的意思

情境分析

很多人抱怨主管总是没有耐心听自己说话,事实上,通常领导者的职位级别越高,对部属汇报工作的水准要求就越高。

案例中的经理自认为他只花总裁一点时间,结果总裁就发火了。但是从总裁的角度想一想:有多少人找他汇报?如果每个人都耽误他20分钟,一周就被耽误38个小时。每个部属浪费一点时间,累积到领导者那里,就浪费大量的时间。因此,当你向上汇报工作时,一定要把效率放在第一位。

学会简明扼要地汇报,就是帮你的主管节省时间、创造效益

汇报工作时,简明扼要地汇报不仅是一种能力,也是一种心态上的追求。汇报内容是你要汇报什么,简明扼要是你应该怎样汇报。

我们上学时都学过「总分总」:先总结,再分别描述,最后再总结。

汇报的结果最重要,追求汇报过程可能会使你说起来没完没了。要学会把你汇报的内容归纳出1、2、3来。可以这样对主管说:「我要汇报三项工作:第一项是……,第二项是……,第三项是……」,然后观察主管的神情,主管在听哪件事时表现得比较专注,你就着重汇报哪个内容。

有人说:我不会总结。没关系,有几种简单的方法,可以帮你总结汇报。

向上级做汇报工作的秘密,三句话让主管秒懂你的意思

方法1─3点逻辑:学会分层次汇报,浓缩的才是精华

3点逻辑的精髓在于总结和归类,3种方法、3个方面、3个工作……,把内容分成三块来阐述,就是三点逻辑。

在公司会议上,总经理提出下一个年度公司业绩要增长30%的目标,让大家说说如何实现。问到王经理时,王经理略微思索了一下:提升业绩→业绩由什么决定→市场、人力、行销,所以提升业绩的3个关键在于开发市场、提升业务员的业务水准和加强行销力道。

于是王经理说:「我认为公司要提升业绩,有3块内容要加强:第1,现有市场不足,我们应该在巩固现有市场的基础上开发新市场;第2,培训并加强业务员的工作方式和业务水准;第3,加强行销的力道。」

总经理点点头,说:「对,那我们现在就分别讨论以下3个问题。」

任何事都可以总结成3点,你在说话、汇报,甚至思考时,都应该有意识地训练自己,用3点来说话、汇报和思考。

方法2─收益逻辑:价值描述

要汇报好处、收益或价值,不要汇报无关紧要的细节。

方法3─汇报结果,不要刻意汇报过程

有些人在向主管汇报工作时,总爱汇报一些无关紧要的过程,他认为这些过程能够体现出他的努力工作,但是主管对这些其实不感兴趣。

如果主管不问你,你就不要刻意汇报细节。在向主管汇报时,尽量少说废话,要尽量在短时间内完成。

方法4─按时间逻辑迅速整理思路

在工作中,我们常用到时间逻辑。过去、现在、未来是时间逻辑的精髓所在。

某次,学员小C在外地出差时接到总经理的电话。一般情况下,他这个级别的员工不会与总经理接触,这次会接到总经理打来的电话,可能是因为总经理对这个项目格外重视。

总经理在电话里问:「项目A进行得如何?」

小C立刻感到紧张,因为专案A之前一直处于搁浅状态,这两天才重启。搁浅的原因十分复杂,绝不是一两句话就能描述清楚。但是总经理显然没有时间听这些。

如果小C说「专案A的情况我现在没办法说清楚,这两天已经在进行了」,总经理肯定大怒,甚至可能使他的工作不保。

而且电话和面谈不一样,没有人喜欢在电话里听别人长篇大论地解释。

这时小C该如何汇报呢?他使用时间逻辑,用三句话说清楚:「总经理,这个项目是这样的:之前出了一些小差错,导致项目停止,在两周前我们特地找客户开过会,共识是协商出一个大家都满意的方案;目前,我们公司已经制订出一个不错的方案并发给客户,等待他们的回覆;等我向您汇报完,我立刻致电对方,询问他们对目前方案的意见。」

总经理听了,满意地说:「你先别催,等他们主动给你回覆。你一收到回覆,就把情况立刻汇报给我。」

小C挂了电话,才发现自己竟然吓出一身冷汗。

小C的应对非常巧妙。第一句话说明过去时间,第二句话解释现在时间,第三句话则是阐述未来时间。

仔细分析他这三句话,没有什么实际内容,专案可以说没有实质性的进展,但是他用三句话总结现状,用过去、现在、未来的时间逻辑来分析,巧妙地完成自己的汇报。

能够展开的汇报才是成功的

你的汇报内容要能够引起主管的讨论兴趣。当你向主管汇报工作的时候,先说一、二、三点,然后主管会说:「你汇报的第×点我很感兴趣,你详细说明一下。」

这时你再详细汇报,与主管展开讨论,这种汇报才是成功的。

柠檬大表哥

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